Documentação a incluir em um envio extracomunitário
Uma vez que os envios extracomunitários passam por um processo complexo de despacho alfandegário e posteriormente de desalfandegamento, deverá consultar o seu contabilista de modo a garantir que a sua empresa está preparada para realizar vendas extracomunitárias, obter o seu EORI (No caso particular dos envios para o Reino Unido, agora também vai necessitar o EORI do Reino Unido e NIF (VAT) do Reino Unido) e também garantir que as suas faturas dispõem de toda a informação necessária de forma completa e precisa pois a informação contida nas mesmas é essencial para desalfandegar os seus envios junto das Autoridades Aduaneiras e evitar atrasos neste processo, multas ou penalizações.
Dependendo do tipo de envio que vai realizar deverá verificar se será necessária alguma declaração especial ou se existem algumas restrições ao seu transito em geral ou em particular para algum país.
Por forma a evitar surpresas para os seus clientes e assim evitar recusas de entrega, deverá indicar claramente na sua webshop que para envios extracomunitários poderão ser aplicadas taxas alfandegárias que serão cobradas aquando da entrega.
O destinatário poderá obter mais informação acerca destas taxas contactando o serviço alfandegário local.
No momento do envio deverá garantir que o mesmo está a ser acompanhado de toda a documentação necessária:
Documento/Certificado de conformidade: Vulgo documento dos Y e que indica à transportadora que o seu envio não contém materiais perigosos ou não permitidos. Este documento deverá ser preenchido com o número da fatura que está a acompanhar o envio. Poderá descarregar um exemplo abaixo do documento/certificado de conformidade.
Outras declarações ou certificados: Dependendo do tipo de envio que está a realizar, poderá ser necessário anexar ao seu envio outros certificados como o certificado fitossanitário para produtos de origem vegetal.
Nota: Caso esteja a proceder a um envio, utilizando os CTT deverá afixar esta etiqueta na sua embalagem para receber o DU.
Envios para as Ilhas Espanholas (Canárias)
Quando o destinatário é estrangeiro (não detentor de NIF espanhol) deverá ser anexado também comprovativo de nacionalidade do destinatário nomeadamente fotocopia do cartão de cidadão ou passaporte.
Ficha técnica dos produtos
Fatura em triplicado: Poderá ser uma fatura normal ou uma fatura Proforma mas independente de qual usar deverá conter os seguintes dados:
- Dados do expedidor: Nome completo da entidade expeditória, morada oficial, país, contacto telefónico e de email e NIF (no caso de envios para o Reino Unido deverá incluir o seu NIF Português e o NIF UK)
- Dados do importador: Nome completo da entidade que está a importar, morada oficial, país, contacto telefónico e de email e NIF
- Dados do destinatário: Nome completo do destinatário, morada oficial, país, contacto telefónico e de email e NIF
- EORI: número de registo e país emissor (no caso dos envios para o Reino Unido deverá incluir o EORI UE e o EORI UK)
- Tipo de negócio (privado, individual, comercial, B2B ou B2C…)
- Motivo de exportação (venda, devolução…)
- Descrição dos itens enviados (descrição pormenorizada de cada item incluindo o número “HS code”, país de origem, quantidade e peso bruto parcial e total do envio
- Valor da fatura incluindo o valor dos itens a exportar, tipo de moeda da transação, valor do transporte e outros custos, termos comerciais internacionais (Icoterm) e local de emissão da fatura
- Número da carta de porte (código de rastreamento)
- Data de emissão do documento aduaneiro (fatura)
- Tipo e número do documento aduaneiro
- Outra informação relevante (amostras sem valor comercial; bebidas alcoólicas já introduzidas ao consumo…)
Para facilitar o processo aduaneiro estes documentos deverão estar escritos em Inglês e deverá colocá-los numa janela transparente no exterior da embalagem.
Por segurança, deverá colocar também uma cópia da etiqueta de envio e fatura no interior do seu envio.